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涉外信函书写要求

【编辑日期: 2017-01-12

【来源: 省外事侨务办】

  一、人称  

  人称要与文书格式相适应。以个人名义发出的涉外信函以签署人的口气用第一人称写成。签署者与受文者要相适应。        

  “阁下”可用于尊称国家领导人、政府部长、州长、省长、大使、特使、重要国际组织主要领导人等。其余一般官员、社会人士可尊称为“先生”或“女士”。 

  二、客套用语  

  客套用语要与格式相适应。如普通照会开头的“×××向×××致意”这一客套用语不能用作个人函件中的开头语,信函结尾的致敬语使用时要注意与双方的身份、关系和场合相适应。致敬语不能自成一页,应紧跟正文后另起一段。  

  三、称呼  

  文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称,文中第一次出现职衔、姓名也要全称。第二次出现则可用简称。 

  四、国名  

  文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称,以后可用简称。但有些国家由于情况特殊,如朝鲜民主主义共和国国名则须用全称。  

  有些国家由于发生革命、政变或其他原因,国名可能改变,须随时注意,不要写错。  

  五、译文  

  对外信函一般以中文为正本。但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容,往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。较为重要的文书则附以译文为好(并注明“非正式译文”字样)。各国套语用法以及行文格式与中文不同,翻译时应注意,要符合各种文字的用法。一般信函也可用接受国文字或通用文字书写。 

  (中英文信函模板分别见附件1及附件2) 

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信函模板附件1.docx
信函模板附件2.docx